Software de tramitação física e eletrônica de documentos e protocolos, com objetivo de saber a localização de cada protocolo. O sistema deve:
Fazer a criação de protocolo digital, permitindo anexar digitalização do documento Original e tramitar o documento para os diversos setores da prefeitura
No momento da entrada do arquivo, o usuário poderá informar a localização Física onde o documento físico será armazenado.
O sistema deve emitir um recibo com uma chave de segurança e permite o acompanhamento do protocolo pela internet
Gerar etiquetas de identificação para a capa do processo;
Gerar a capa do processo
Permitir criar pastas para agrupamentos e organização de protocolos tramitados pelo usuário.
Ao criar um protocolo, o usuário deverá fazer a primeira tramitação física ou digital para o setor / usuário destino.
Permitir cadastrar as tramitações físicas ou digitais dos processos. Cada tramitação compreende no mínimo origem e destino, data e hora do encaminhamento e do recebimento, prazo e parecer (despacho);
Permitir a recusa de processos. Ao encaminhar um processo, o setor de destino poderá recusá-lo através do sistema. Nesse caso, o processo deverá retornar automaticamente para o setor que o encaminhou;
Permitir emitir copias de Processos para diversos usuários do sistema.
Trabalhar com prazo de resposta e assinatura digital.
Cada vez que um documento é enviado de um usuário para outro, o sistema deve manter: A hora e o dia do envio, a hora e o dia do Recebimento, Arquivos Anexados.
O sistema deverá trabalhar com mecanismo de Caixa de Entrada e Caixa de Saida, mantendo todos os documentos que chegam para seu usuário e todos que ele transmitiu para frente.
Através da Interface de protocolos em Tramite, deve ser possível visualizar todos os protocolos que estão tramitando pela prefeitura através do sistema, conhecer as pessoas que o mesmo foi tramitado, os arquivos anexados, o tempo de demora em cada pessoa.
Se um documento passar mais tempo que o limite na caixa de entrada do usuário, o sistema deverá informa ao Responsável pelo Protocolo sobre o Problema ocorrido.
O mecanismo de busca deve permitir encontrar qualquer documento feito no sistema, baseado nas permissões do usuário.
O sistema de protocolos eletrônicos deve possuir a mesma base de dados de usuários dos processos e contratos.
O Gerente de cada área poderá visualizar todos os documentos que passaram ou estão em poder dos seus subordinados, verificando prazo e andamento de cada documento.
O sistema deve permitir associar um protocolo a outro, no caso de protocolos que se referem ao mesmo assunto
O usuário responsável pelo protocolo poderá enviar mensagens de cobrança para usuários que estejam sob a posse do protocolo.
O sistema deve permitir o arquivamento de processos, que faz a conclusão da tramitação do protocolo. Para os processos físicos deverá permitir informar os dados da sua localização física (estante, prateleira, caixa);
