Maior Economia

É fácil entender por que as empresas públicas e privadas têm mudado suas rotinas para tecnologias de assinatura eletrônica dos seus documentos - isso ajuda a economizar no custo da papelada, sendo uma maneira segura e legal de conduzir processos e também fornece uma maneira rápida de gerenciar informações e documentos produzidos.

Atualmente, as instituições perdem muito tempo, gastam muitos recursos com a produção de documentos físicos lentos em processos de baixo controle e estressantes:

A eliminação física do papel implica na eliminação de toda uma cadeia de custos operacionais, levando sua instituição a obter redução nos custos com:
* Aquisição de papel, locação e utilização de impressoras,
* Manutenção em suprimentos e pessoal técnico,
* Logistica de transporte físico e envio de documentos por funcionários e motoboy,
* Digitalização e organização sistemica,
* Armazenagem (gestão física, acesso e segurança),
* além de dispensar o reconhecimento de firmas em cartórios.

Impressões desnecessárias de documentos online, como certidões e notas fiscais, para montar o processo fisico e posterior digitalização tornam-se desnecessárias
Copias de processos e documentos impressos para envio à orgãos fiscalizadores

Um estudo publicado no XXII Congresso Brasileiro de Custos – Foz do Iguaçu, PR, Brasil, 11 a 13 de novembro de 2015 , mostrou a seguinte realidade de custos com processos de despesas na Secretaria de Saúde do Município de Feira de Santana na Bahia.

Com base no estudo, a tabela abaixo apresenta os custos mensais , o percentual de economia com a transformação digital dos processos e a economia estimadas gerada aos cofres publicos.

A prefeitura municipal de Santos-SP divulgou oficialmente o total economizado diretamente por ano em recursos públicos com o uso da tecnologia de processos digitais e a eliminação do papel:
* Folhas de Papel: R$ 176.400,00
* Impressões: R$ 247.400,00
* Capas de processo: R$ 47.040,00
* Caixas de Arquivo: R$ 10.486,00
Total: R$ 481.326,00
Obs: Não foram computados custos com trânsito fisico de papel, digitalização, arquivamento e cópias.

No caso das Procurações Eletrônicas, a redução de custos é ampliada pelo processo de criação de novas procurações baseado em modelos pré-existentes (templates). Isto reduz significativamente o tempo para a criação do texto, da revisão e dos ajustes normalmente necessários na confecção de procurações convencionais.